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高效率会议该如何进行?

    效率,一直是企业所追求的根本,只有高效率才能给企业带来可观的效益;而近年来,一些企业常常抱怨,不管是商务会议还是工作会议,其效率往往不尽如人意;实际上,从两会到日常,从政府到企业,会议都是不可缺少的,如何真正开好会,做到“向会议要效益”,我想很多人都在追求其中的奥秘?今天笔者就简单与大家分享一下:
    第一、选择适用的开会方式:在政府及企事业单位的日常工作中,开会频率很高,有些重要会议的规模也会非常大,不仅耗时多,也占用大量精力财力。其实,有超过90%的会议是能够以“视频会议”方式代替的。目前,基于IT网络和云技术的支持,云会议能够提供最便捷的会议平台,同时也将最广阔的“拟真”会议空间带给人们,革新会议模式,从根本上使“高效开会”成为习惯。 
    第二、合理分配会议权限:实地会议中,会议管理权限常常会因特殊情况发生转移,发言时长不易控制,容易变成“少数人的会议”或“报告会议”,但在视频会议中,由于会议权限有严格限制及合理分配,就能避免发生这种情况。视频会议系统可自动过滤非邀请人员参会,由“会议主席”控制整体进程,他具有邀请发言或会议请出的权限,也可以远程控制与会各方现场视频,将最广角度的“实况”呈现给全部参会者,可以实时召集电子投票并控制进程,也可以在线演示流媒体文件,或者展开分组讨论,能够以更权威的角色引导会议进展,使会议在规定时间内达成既定目标。 
    第三、建立清晰的会议条理:人们开会的初衷在于解决问题,但往往在实际操作中却事与愿违。云会议的架构、功能及操作,都为此做好了铺垫。在云会议平台上,会议召集人可以预先上传会议资料到“云端”,并在会议进行中随时调用,充足的准备使会议条理更清晰,议题更明确,与会者更容易就相关议题发表独到见解,更易达成共识、生成决策,较实际会议更易管理。 
    第四、成本效益控制:云会议最能体现会议的“成本效益”原则。不单单是节省差旅费用、会场租用费、办公用品费等实际支出,也在“会议价值最大化”上表现突出。在远程视频会议系统平台上召开会议,费用预算是非常低的,以一场企业年会来说,投入最低可控制在实际会议的1%以内。这种特殊的优势,不仅使其获得政府部门青睐,更被企事业单位所看好。具体到视频会议所创造的“延伸收益”,应用者也深有体会,其在应急处理、市场情况监测、数据分析、决策执行等方面表现十分优秀。 
    综上所述,改变传统的会议模式,是眼下得到“会议效益”的最佳途径,云会议平台的出现也为个政府、企业提供了一个高效率的保障平台。

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